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Unter Vorsitz von Dr. Heino Weller legt der Fachausschuss IV des IDSt sein umfangreiches White Paper vor, in dem die inhaltlichen Schwerpunkte der künftigen Arbeit im Fachausschuss konkretisiert und erläutert werden.
Ziel der Arbeit wird es sein, notwendige steuerliche Nachweise und Belege zu digitalisieren und in lückenlosen Ende-zu-Ende-Prozessen digital zur Verfügung zu stellen. Der Rahmen der Arbeit wird einerseits von den technologischen Entwicklungen und andererseits von den Steuergesetzen, insbesondere den in diesem Zusammenhang zu beachtenden Ordnungsmäßigkeitsanforderungen gebildet. Hierbei nimmt der Fachausschuss auch angrenzende Rechtsgebiete, wie das Sozialversicherungs- und das Zollrecht, in den Blick.
Im White Paper werden drei grundlegende Schwerpunkte herausgestellt:
Da unstrukturierte Belege digitale Lösungen behindern und die Prozessautomatisierung und Auswertbarkeit erschweren, wird ein Hauptaugenmerk der Fachausschussarbeit darauf liegen, Vorschläge zur Ablösung unstrukturierter Belege zu entwickeln und damit den Weg hin zu einem vollständig digitalen Belegwesen zu ebnen. Ein gelungenes Beispiel der Entwicklung strukturierter Belege und daraus folgend der Verzicht auf die papierhafte oder pdf-formatige Aufbewahrung, ist die seit 2019 bestehende verwaltungsseitige Anerkennung von Bankkontoauszügen in strukturierten Datenformaten.
Zudem wird der Fachausschuss untersuchen, wie Dokumente und Unterlagen, denen eine Beleg- oder Nachweisfunktion zukommt, in hybriden Datenformaten erstellt werden können. Dabei wird ein grundsätzlicher Ansatz verfolgt, der sich nicht nur den bereits vorhandenen Belegtypen widmet, sondern auch der Verarbeitung nichtfinanzieller Informationen unter Beachtung einer nachhaltigkeitsbezogenen, integrierten und zukunftsgerichteten Unternehmensberichterstattung.
Schwerpunkt der Arbeit am Thema ‚Digitale Prozessketten‘ (1) wird es sein, Prozessketten zu entwickeln, die notwendige steuerliche Nachweise und Belege von ihrer Entstehung, über ihre Verwendung (z.B. in Außenprüfungen) bis hin zu ihrer Archivierung ausschließlich digital und möglichst medienbruchfrei zur Verfügung zu stellen. Exemplarisch werden hier die Belege im Bereich der Reiskostenabrechnungen und der Sachzuwendungen genannt, die eine Vielzahl steuerlicher Konsequenzen und daraus folgend sozialversicherungsrechtliche Wirkungen nach sich ziehen können und deren oftmals händische Verarbeitung den Aufbau einer digitalen Prozesskette verhindert.
An dieser Stelle wird sich der Fachausschuss IV dafür einsetzen, die materiell-rechtlichen Regelungen zu überdenken und sie mit Blick auf die Digitalisierbarkeit zu reformieren.
Als Beispiel für eine digitale Verfügbarkeit von Belegen im Bedarfszeitpunkt beschreibt das White Paper die Rückübertragung von Prüferbilanzen am Ende einer steuerlichen Außenprüfung und verweist auf das Projekt „Referenzierung auf Belege“ (RABE), mit dem die Finanzverwaltung das Ziel verfolgt, einen medienbruchfreien Prozess im Veranlagungs- und Prüfungsverfahren aufzusetzen. Solche Lösungen sollten aus Sicht des Fachausschusses auch in vergleichbaren Prozessen (beispielsweise im Rahmen einer Betriebsprüfung nach § 28p SGB IV) geschaffen werden.
Letztlich bietet sich aus Sicht des Fachausschusses der gesamte Bereich der Bekanntgabe von Steuerbescheiden für eine umfassende Digitalisierung an. Das aktuelle Projekt „Digitaler Gewerbesteuerbescheid“ kann hier als Referenz dienen.
Um digitale Prozessketten realisieren zu können, ist eine (weitere) Voraussetzung die inhaltliche ‚Standardisierung‘ (2) der in den Prozessen notwendigen Daten, auch um deren semantische Eindeutigkeit zu gewährleisten. Der Fachausschuss denkt die Standardisierung zur Ablösung unstrukturierter Belege vor und initiiert bzw. begleitet entsprechende Pilotprojekte. Dabei steht immer das gemeinsame Standardsetting von Normgeber und Praxis im Vordergrund. Hier greift der Fachausschuss auch aktuelle Entwicklungen im regulatorischen bzw. technischen Standardisierungsumfeld auf, soweit in deren Rahmen (neue) beleg- oder nachweisrelevante Fragen auftreten können.
Im dritten Schwerpunkt des White Papers, der ‚Ordnungsmäßigkeit‘ (3), sieht der Fachausschuss seine Aufgabe in einer fachlichen Klammerfunktion. Hier sollen die Möglichkeiten digitaler Lösungen für Belege und Nachweise im Kontext der Ordnungsmäßigkeit auf einer gesicherten Basis in enger Abstimmung mit Verwaltung und weiteren von der Wirtschaft getragenen Institutionen untersucht und beschrieben werden. Das Ziel ist die Erarbeitung digitaler Lösungen unter Ordnungsmäßigkeitsaspekten – auch mit Blick auf das an das Steuerrecht angrenzende Sozialversicherungsrecht. Ein denkbarer Ansatz wäre hier der abgleichende Rückgriff auf die GoBD. Damit ergäben sich neben der angestrebten Rechtssicherheit auch Potentiale für Synergien und Entbürokratisierung.
Die Ausführungen im White Paper des Fachausschusses IV machen deutlich, dass die angesprochenen Themen nicht überschneidungsfrei sind, weder mit Blick auf die genannten drei Schwerpunkte noch mit Blick auf die Arbeit der übrigen Fachausschüsse im Institut für Digitalisierung im Steuerrecht. Daher strebt der Fachausschuss eine enge Vernetzung mit den anderen Fachausschüssen an.
